MAXHUB 协作平台解决方案

2022-05-18 01:20
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MAXHUB客户端的主要功能

一键连接:连接MAXHUB会议平板,实现个人终端设备无线传屏、汇报/讨论资料的无线传输并展示,实现工作灵活汇报。

自然记录:会议共享文件自动收集,可直接共享与会人;会中批注内容,自动保存;会议可实时录制、转译,方便会议要点提炼及会议内容回顾。

会后协同:会议纪要可一键共享,待办内容轻松指派,可视化追踪任务完成情况。

会议预约:会前快捷预定会议室、通知与会人,一键搞定,可联动MAXHUB会议平板及门牌。

音视频会议:具备音视频通话能力,轻松进行异地沟通,具备屏幕共享能力,文件可远程共享。

如何使用MAXHUB客户端

注册使用

下载并安装完毕后,即可通过手机号码或个人微信进行注册。

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注册完毕后,可选择已加入的团队进行登录,或者创建一个新的团队。创建团队后,可以进行资料共享及事项协作。

已有团队的,直接选择目标团队,点击进入,即可登录对应的团队空间中。

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未加入任何团队的,在【个人头像】-【创建团队】,填写团队名称后即可成功创建团队,并可邀团队成员加入团队空间一起协作。

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成员邀请

点击【个人头像】-【企业通讯录】-【邀请成员】即可复制邀请链接/二维码,进行成员邀请。

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成员审批

点击【个人头像】-【企业通讯录】-【全部成员】即可点击通过/忽略成员加入团队申请。

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如何连接MAXHUB会议平板

点击【连接】,输入目标会议室内MAXHUB会议平板上的连接码,确认【连接】,即可将个人设备与会议平板进行连接。连接成功后,在MAXHUB会议平板上,可以清晰看到当前连接上会议平板的人员情况。

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若个人设备与会议平板均连接广域网时,连接成功后即可使用投屏/文件共享/录制/截屏等功能。

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点击【断开】按钮,即可断开个人设备与MAXHUB会议平板的连接状态。【仅自己断开】为断开自己的设备与当前会议平板的连接,【结束会议】为断开当前所有参会人与会议平板的连接。并可以选择性将会议过程中产生的资料获取到沟通记录主题中,共享给相关人员。

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共享文件并演示

在已连接状态中,点击【共享文件并演示】小工具或将目标文件直接拖拽至【共享文件并演示】区域中,即可将个人设备中的文件无线传输至会议平板进行展示。 [注:该功能需要MAXHUB会议平板连接广域网]

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选择目标文件,点击【播放】,即可在MAXHUB会议平板上进行播放演示,并可切换播放中目标文件。 [注:播放已共享的文件,MAXHUB会议平板端,需要有对应的文件阅读应用]

在会议平板端,也可通过点击对应文件,灵活切换播放内容。

共享的文件资料将会自动收集方便归档,可通过点击对应的连接记录中的目标文件并操作一键获取,即可归档到目标沟通主题当中。

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点击【文件加密】按钮,即可将共享的文件设置为加密模式,其他与会人无法通过连接获取该文件。

投屏

在已连接状态中,点击【投屏】工具,选择镜像投屏/窗口投屏,点击【开始投屏】即可将个人设备的画面无线传屏至会议平板端。

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将光标悬浮在某一窗口中间时,点击【全屏独占】即可在多分屏投屏状态中,将多分屏模式切换为当前画面全屏播放模式。

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在【设置】中进行【等比例显示】、【勿扰模式】、【反向触控】等投屏设置项选择。

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会议录制

在连接状态中,点击【会议录制】,即可调用MAXHUB会议平板的麦克风进行会议过程录音,并且实时录制会议连接状态中,会议平板的画面,生成一份音视频文件保存在连接记录当中。

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支持通过ASR和NLP技术*(技术来自阿里巴巴达摩院),将录制内容文本化,并且可识别区分发言人。通过文本自动识别并提取会议重点,帮助更快速便捷地归纳会议重点,记录会议结论。

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将语音转译为文本之后,可以根据需要选中目标内容,然后转移至沟通主题群组中进行再次的编辑和信息分享。

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截屏

在连接状态中,点击【截屏】工具,即可将MAXHUB会议平板上批注内容、讨论资料,以截图形式获取,并保留在本次连接记录当中,可供获取并共享与会人。

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除截屏内容之外,从会议平板端的白板板书内容也可以自动保存于连接记录当中。

音视频通话

选择【音视频通话】开会,点击【发起会议】即可通过【邀请成员】直接邀请当前团队通讯录内的成员,或直接通过复制会议号的形式,将会议信息共享给团队内外的与会人员。

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选择【加入会议】后,即可通过相关方分享的连接码(会议码),加入到会议当中。

点击【开启屏幕共享】,可将所用设备的当前屏幕进行远程共享给其他与会人。【全员静音】可执行将全员进行静音处理,保证会议秩序。

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预约会议

点击【预约会议】小工具,即可查看当前会议日程。点击预约会议,即可预约会议、预定会议室及邀请目标参会人,也可以设置会前提醒,避免会议遗漏。

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点击开始【沟通记录-会前准备】,即可将文件或者会议目标等共享至该场会议的沟通主题当中,方便参会人提前进行会议资料共识,提升会中讨论效率。

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每场预约会议都会生成一个专属视频会议码,并可以在已预约的会议中一键发起视频会议。

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会议结束后,会中讨论生成的会议资料可一键获取至该场会议的沟通主题当中,方便后续的会后协作及会议资料存档。

沟通记录

创建一个沟通记录主题后,可以通过拖拽或者点击上传的形式共享文件,或者点击【链接】按钮,共享常用在线文档或网页链接。 也可以点击【任务】工具,创建工作待办事项,并可以指定负责人员以及任务截止时间。减少口头任务分布,所带来的任务跟进记忆负担,以及任务负责人不明晰导致的工作无法如期完成的情况。

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提供【笔记】工具,进行会议议程、会议结论等内容的编辑和相关方共识。

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完成会议纪要整理及待办的分发之后,点击【共享】即可添加相关与会人,共享会议内容,或者以链接的形式分享内容。

在【搜索】工具中,可以依据关键词,检索相应的文件、任务、笔记等内容。也可通过【追踪】工具,找到对应类型的资料,以及跟进“发出的任务”、“收到的任务”,保证任务不遗漏,会会有落地。

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反馈建议

可以通过点击个人头像,点击【反馈建议】,写明反馈问题或建议,并可根据实际需要上传相关图片。

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检查更新

通过点击个人头像,点击【关于MAXHUB】-【检查更新】,即可查看当前软件版本信息,并进行下载更新。

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管理员手册

一、管理员权限说明

超级管理员支持添加/移除组织管理员、配置团队组织架构、邀请及审批普通成员、进行企业个性化信息设置等权限;组织管理员支持邀请及审批普通成员、调整成员至相应团队组织架构。

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可以通过链接邀请或手动录入成员信息的形式,添加成员。也可以通过通讯录列表导入的形式进行批量导入(详见管理后台批量管理)。


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二、管理后台批量管理

概述

通过网址直接登录访问,网址为 https://portal.maxhub.com/。进入管理后台后,左侧黑色区域为导航区,右侧为功能区。如下图

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  • 概览:可查看当前的企业 ID,展示会议室、设备、设备应用的使用情况

  • 通讯录管理:管理当前企业的企业通讯录,可以添加、编辑企业组织架构,添加、导入、导出企业员工,调整员工所在部门

  • 会议室管理:管理当前企业的会议室资源,可以添加、删除区域(比如添加集团下不同地域的办事处或者分公司),导入、导出会议室,编辑会议室的时候可以绑定会议设备

  • 设备管理:功能包括设备控制(比如开关机、USB 锁定等)

  • 内容推送:向设备推送比如壁纸、消息、屏保等内容

  • 统计报表:功能包括会议信息、设备信息、应用信息的数据统计和分析

  • 记录与日志:设备日志和管理后台操作记录等日志信息

  • 企业设置:功能包括企业信息设置、管理员分配及权限管理等

导入通讯录和会议室

导入通讯录和会议室的功能只需要到相应管理页面下载导入模板,按照模板填写数据,再上传导入到系统中。

下图是通讯录管理页面,左侧为组织架构列表,右侧为通讯录列表。通讯录操作功能有新增成员、调整部门、导入导出、删除。

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下图是会议室管理页面,左侧为园区区域列表,右侧为会议室列表。会议室操作功能有新增会议室、导入导出、编辑、删除。编辑会议室既可以在将设备(门牌、会议平板)关联到会议室。

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下图是会议室的导入导出页面。

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